(জুন ২৭,২০১৮ )

১। নথি ব্যবহারকারী তাঁর কাছে কতগুলো পত্রজারি পেন্ডিং আছে সিস্টেমের সাবমেনূ “পত্রজারি পেন্ডিং” বাটনে দেখতে পারবেন। রিফ্রেশ বাটনে ক্লিক করে পুনরায় পেন্ডিং পত্র প্রেরণ হয়ে যাবে।
  ২। নথি ব্যবহারকারী অফিসের পত্রজারি হেডিং এর ব্যানার ‘দপ্তর’ বাটনে গিয়ে সিস্টেমে সংযুক্ত করলে সকল পত্রজারির হেডিং-এ এই ব্যানার চলে আসবে।
  ৩। জেলা প্রশাসকের কার্যালয়ের এডমিন আইডি থেকে ঐ জেলার সকল জেলা পর্যায়ের অফিসের রিপোর্ট বের করা যাবে।
  (দপ্তর> রিপোর্ট > জেলা অফিসসমূহের কার্যক্রম বিবরণী)
  ৪। মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের নির্দেশনা অনুযায়ী ০১ জুলাই ২০১৮ তারিখ থেকে ই-নথি ব্যবহারকারী অফিসসমূহের রিপোর্ট নিম্নবর্ণিত মান অনুযায়ী প্রস্তুত করা হবে।
  বিষয় মান
  ক) ডাক থেকে সৃজিত নোট -২০
  খ) নোটে নিষ্পন্ন- ১০
  গ) আন্তঃ সিস্টেমে পত্রজারিতে নিষ্পন্ন নোট- ৪৫
  ঘ) ইমেল ও অন্যান্য মাধ্যমে পত্রজারিতে নিষ্পন্ন নোট -২৫

( এপ্রিল-১০, ২০১৮)

১। পত্র প্রেরণের সময় মোবাইল নম্বরে মেসেজ দেওয়ার অপসন তৈরি করা হয়েছে। এই ক্ষেত্রে পত্রের খসড়া তৈরির সময় প্রাপকের মোবাইল নম্বর দিয়ে সংশ্লিষ্ঠ মেসেজ দেওয়া যাবে। প্রাপক ই-মেইলে সংশ্লিষ্ট পত্রটি এবং মোবাইলে মেসেজ যাবে। 

২। বাংলা বানান নিরীক্ষক (Spell Checker) অর্ন্তভূক্ত করা হয়েছে। কোন শব্দের বানান নিরীক্ষা করতে হলে, সংশ্লিষ্ট শব্দের উপর কার্সর রেখে ডান বাটন ক্লিক করলে সিস্টেম ইউজারকে সঠিক শব্দটি সাজেশন দিবে। 

৩। নথি সংক্রান্ত মাসিক ও পাক্ষিক রিপোর্ট নথির লগইন পেজ এ পাওয়া যাবে। 

৪। গুগল ক্রোম ব্রাউজার ছাড়া অন্য ব্রাউজারে লগ ইন করতে গেলে সিস্টেম ইউজারকে বাধা দিবে। 

৫। দপ্তর বাটন থেকে ইউজারের ছুটিকালীন প্রতিকল্প হিসেবে একাধিক কর্মচারীকে যুক্ত করা যাবে। সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার প্রোফাইল ব্যবস্থপনায় গিয়ে ছূটির মেয়াদ নির্ধারণ করে দিলে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার পদটি ছুটিকালীন সময়ের জন্য প্রতিকল্প কর্মকর্তার কাছে চলে যাবে। 

৬। ইংরেজিতে পত্রজারির জন্য “অফিস স্মারক, প্রজ্ঞাপন এবং অফিস আদেশ” পত্রসমূহের ইংরেজি টেমপ্লেট যুক্ত করা হয়েছে। 

৭। নিজে ডাক আপলোড করে প্রেরণ করে “প্রেরিত ডাক” অপশনে গিয়ে সেই ডাক পুনরায় ফেরত আনা হলে আগত ডাকে সংশ্লিষ্ট ডাকটি দেখা যাবে এবং ডাকটি পুনরায় প্রেরণ করা যাবে। 

৮। পত্রের খসড়া অনুমোদনের তারিখ যেদিন হবে অনুমোদকারীর স্বাক্ষরের নিচে সেই তারিখ বসবে। 

৯। অতিরিক্ত দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার ক্ষেত্রে পত্রের খসড়া তৈরির সময় নামের পাশে অতিরিক্ত দায়িত্ব এডিট করে সংরক্ষন করলে অতিরিক্ত দায়িত্ব লেখা থাকবে না।

                                                                                                                               জানুয়ারী ২৩, ২০১৮

১। নথির নোট সীট এবং পত্রের খসড়া তৈরির সময় বাংলা বানান সঠিক হয়েছে কিনা তা যাচাই করার জন্য বাংলা ডিকশনারি অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে: এই ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট শব্দটি সিলেক্ট করে কারসরে রাইট ক্লিক করলে সম্ভাব্য অন্যান্য শব্দগুলো দেখাবে।
২। নথির নম্বর পরিবর্তন করা যায়: এই সুবিধাটি শুধু অফিস এডমিন পাবে। অফিস এডমিন দপ্তর বাটনে ক্লিক করার পর সেটিং-এ “ নথির তথ্য সংশোধন” বাটনে ক্লিক করে নথির শ্রেণি, শাখা কোড, ধরনের কোড, নথি নম্বর এবং নথির সাল পরিবর্তন করা যাবে। তবে নথির প্রথম আট ডিজিট পরিবর্তন করা প্রয়োজন হলে সুপার এডমিনকে (এটুআই) বলতে হবে।
৩। নথি আর্কাইভ: একটি নথির মেয়াদ (নথির নির্ধারিত শ্রেণি অনুযায়ী) উত্তীর্ণের সময়ের একমাস পূর্বেই ব্যবহারকারীকে নোটিফিকেশন দিবে। এই ক্ষেত্রে ব্যবহারকারী অফিস এডমিনের সহয়তায় নথির শ্রেণি পরিবর্তন করতে পারবে। অন্যতায় নির্ধারিত সময়ের পর উক্ত নথিতে আর কাজ করা যাবে না। তখন নথিটি আর্কাইভ করতে হবে। আর্কাইভ করলেও নথিটি দেখা যাবে।
৪। নথির নোটাংশে এবং পত্রাংশে অনুসন্ধান (সার্চ) অপসন: নথির নোটাংশের উপরে নোটের বিষয় দিয়ে সংশ্লিষ্ট নোট এবং পত্রাংশের উপরে পত্রের বিষয় দিয়ে সংশ্লিষ্ট পত্র অনুসন্ধান (সার্চ) করা যায়।
৫। “সকল নথি”-র তালিকা হতে কোন নথিতে ক্লিক করলে ঐ নথির সকল নোটগুলো দেখাবে এবং ঐ তালিকা থেকে কোন নোটের বিষয়ের বিস্তারিত বাটনে ক্লিক করলে সংশ্লিষ্ট নোটটি ওপেন হবে। কিন্তু সকল নোটে ক্লিক করলে সকল নোট ওপেন হবে।
৬। অফিস এডমিন শাখার নাম "English" এ এন্ট্রি করতে পারবে।
৭। দপ্তর অপশনটি ইউজারের সাথে নয় পদের সাথে যুক্ত করা হয়েছে। অথ্যাৎ অফিস এডমিন নিদ্রিষ্ট পদে এসাইন করা হয়। ঐ পদে যাকেই এসাইন করা হবে তিনি এডমিন অপসন পাবে। তবে সুপার এডমিন (এটুআই) কে অনুরোধ করে অফিস এডমিন পরিবর্তন করা যাবে।
৮। কোন ব্যবহারকারীকে দায়িত্ব থেকে অব্যহতি দেয়ার পর সেই পদবীতে নতুন কোন ব্যবহারকারীকে এসাইন করার সময় সংশ্লিষ্ট পদবীর উপর মাউস রাখলে হোভারে পূর্ববর্তী ব্যবহারকারীর নাম দেখাবে।
৯। আপলোডকৃত ডাক পিডিএফ হলেও পৃষ্ঠাঙ্খন (এন্ডোসমেন্ট) বাটনে ক্লিক করে পৃষ্ঠাঙ্খন করা যাবে।
১০। ডাক আপলোড, নোটসীট এবং খসড়া পত্রের upload কৃত সংযুক্ত ফাইলের সাইজ সর্বোচ্চ 20MB করা হয়েছে।
১১। অফিস এডমিন ১০ ডিজিটের এনআইডি নম্বর দিয়ে আইডি খুলতে পারবে, তবে ইনএক্টিভ অবস্থায় থাকবে । উক্ত আইডি এক্টিভ করার জন্য সুপার এডমিন (এটুআই) কে অনুরোধ করতে হবে।
Android Apps-এর সর্বশেষ আপডেটসমূহ:
১। মোবাইল অ্যাপে ড্যাশবোর্ড মেন্যু যুক্ত করা হয়েছে।
২। ওয়েবের মত মোবাইল অ্যাপেও ‘আপনার জিজ্ঞাসা’ অপশনটি যুক্ত করা হয়েছে।
৩। মোবাইল অ্যাপে আগত ডাক ও প্রেরিত ডাকের তালিকায় ডাকের বিষয় দিয়ে এবং আগত নথি ও প্রেরিত নথি তালিকায় নথি বিষয় দিয়ে অনুসন্ধান (সার্চ) করা যাবে।

                                                                   নথি এন্ড্রয়েড এবং আইওএস অ্যাপসের সর্বশেষ আপডেটসমূহ: (নভেম্বর ১৫, ২০১৭)
                                
১) ডাক পাঠানোর সময় অনুলিপি (ট্যাগ করা) দেওয়া যাবে।
২) ব্যবহারকারী একটি ডাক সরাসরি নথিজাত করতে পারবে।
৩) আর্কাইভ যোগ্য ডাক আর্কাইভ করা যাবে।
৪) ব্যবহারকারী নিজ অফিসের অন্যান্য কর্মকর্তাদের নিকট ডাক প্রেরণের জন্য সিল তৈরি করতে পারবে।
৫) ডাক প্রেরণের জন্য সিন্ধান্ত লেখা যাবে।
৬) ব্যবহারকারী নথি প্রেরণের জন্য অন্য ব্যবহারকারীকে অনুমতি প্রদান করতে পারবে
৭) পত্রের খসড়া সংশোধন করা যাবে।

(সেপ্টেম্বর ২৩, ২০১৭)

১। ইংরেজি টেমপ্লেইট:

পত্রজারির খসড়া তৈরির জন্য সংশ্লিষ্ট টেমপ্লেইটে যাওয়ার পর পত্রজারির ভাষা “ইংরেজি” সিলেক্ট করতে হবে। এইক্ষেত্রে ইংরেজি টেমপ্লেইট এখন শুধু অফিস স্মারক পত্রের ক্ষেত্রে করা যাবে। দপ্তর বাটনে গিয়ে নথি সেটিং এর অফিস ভিত্তিক পত্রজারি হেডিং সংশোধন এ ইংরেজিতে তথ্য দিলে পত্রের হেডিং ইংরেজিতে অটো আসবে। তাছাড়া, প্রেরক, প্রাপক এবং অনুলিপি সিলেক্ট করলে সংশ্লিষ্ট তথ্য ইংরেজিতে না আসলে উক্ত তথ্য এডিট করে ইংরেজিতে দেয়া যাবে।

২। দৃষ্টি আকর্ষণ:

পত্রজারি করার সময় অনুমোদনকারী, প্রেরক, প্রাপক এবং অনুলিপি সেট করার মত পত্রের দৃষ্টি আকর্ষণও সেট করা যাবে।

৩। পৃষ্ঠান্কন বা Endorsement:

নথি সিস্টেমে আগত পত্রকে (পিডিএফ ছাড়া) নথিতে উপস্থাপন করার পর পত্রের উপরের বারে একটি লাল রঙের পৃষ্ঠান্কন বা Endorsement বাটন থাকবে। উক্ত বাটনে ক্লিক করলে সংশ্লিষ্ট পত্রটি পৃষ্ঠান্কন বা Endorsement করে জারি করা যাবে।

৪।Floara এডিটর:  

নোটসীট বা পত্রের খসড়া করার জন্য আগের এডিটরটি পরিবর্তন করে নতুন একটি এডিটর দেয়া হয়েছে।এই এডিটরটির সুবিধা হলো একই অনুচ্ছেদ বা পত্রে একই ফন্টের লেখা হবে এবং টেবিল কপি পেষ্ট করলে একই থাকবে।নোটসীটে লিংক করার বিভিন্ন ড্রপডাউনগুলো এই এডিটরে রয়েছে।প্রতিটি লিংকের উপর কারসর নিলে ঐ লিংকের কার্যক্রম দেখাবে।

৫। পত্রজারির পর জাতীয় তথ্য বাতায়নে আপলোড:

পত্রজারি করার পর সংশ্লিষ্ট পত্রটি জাতীয় তথ্য বাতায়নে আপলোড করা যাবে। এই ক্ষেত্রে পত্রজারির পর মাস্টার ফাইলে ক্লিক করে সংশ্লিষ্ট পত্রের উপরে “পোর্টালে প্রকাশ করুন” বাটনে ক্লিক করলে সংশ্লিষ্ট পত্রটি জাতীয় তথ্য বাতায়নে আপলোড হয়ে যাবে।

৬।ডাক নিজে আপলোড করে নিজে নথিতে উপস্থাপন করা যাবেঃ

ব্যবহারকারী নিজে ডাক আপলোড করার জন্য নিজের নামে সিল বানিয়ে নিজের কাছে প্রেরণ করা যায় এবং নথিতে উপস্থাপন করা যায়।

(জুলাই ২৫, ২০১৭)

১। একটি ডাক নথিজাত করার পর প্রয়োজনে আবারও নথিতে উপস্থাপন করা যায়:

ডাক মেনুতে ক্লিক করলে আগত ডাক, প্রেরিত ডাক এবং “অন্যান্য ডাক” ট্যাব পাওয়া যাবে। “অন্যান্য ডাক” ট্যাবের ড্রাপডাউনে “নথিজাতকৃত ডাক” লিংকে ক্লিক করলে নথিজাতকৃত ডাকগুলো পাওয়া যাবে। যে ডাকটি ফেরত আনতে চাই, সেই ডাকের বিস্তারিত বাটনে ক্লিক করলে ডাকটির বিস্তারিত দেখা যাবে এবং উপরে ডানে “ডাক ফেরত আনুন” বাটনে ক্লিক করলে ডাকটি আগত ডাকের ট্যাবে চলে আসবে। তখন ঐ ডাকটি নথিতে উপস্থাপন করা যাবে।
২। একটি ডাক আর্কাইভ করার পর প্রয়োজনে আবারও নথিতে উপস্থাপন করা যায়:

ডাক মেনুতে ক্লিক করলে আগত ডাক, প্রেরিত ডাক এবং “অন্যান্য ডাক”-এর ট্যাব পাওয়া যাবে। “অন্যান্য ডাক” ট্যাবের ড্রাপডাউনে “আর্কাইভকৃত ডাক” লিংকে ক্লিক করলে আর্কাইভকৃত ডাকগুলো পাওয়া যাবে। যে ডাকটি ফেরত আনতে চাই, সেই ডাকের বিস্তারিত বাটনে ক্লিক করলে ডাকটির বিস্তারিত দেখা যাবে এবং উপরে ডানে “ডাক ফেরত আনুন” বাটনে ক্লিক করলে ডাকটি আগত ডাকের ট্যাবে চলে আসবে। তখন ঐ ডাকটি নথিতে উপস্থাপন করা যাবে।

৩। খসড়া প্রত্রের প্রিভিউ:

এইক্ষেত্রে খসড়া প্রত্রের উপরে একটি প্রিভিউ বাটন থাকবে এবং এই বাটনে ক্লিক করলে পত্রের প্রিভিউ দেখা যাবে। প্রিভিউর উপরে বামে, ডানে, উপরে এবং নিছের মার্জিন সেট করা যায়।
৪। জারিকৃত পত্র ক্লোন (কপি) করা যাবে:

জারিকৃত পত্রের উপরে একটি ক্লোন বাটন থাকবে। এই ক্লোন বাটনে ক্লিক করলে জারিকৃত পত্রটি খসড়া পত্র হিসাবে চলে আসবে এবং এই খসড়া পত্রটি এডিট করে পুনরায় পত্রজারি করা যাবে। তাছাড়া, নথির পত্রাংশের উপরের বাটনে ক্লিক করলে মাস্টার ফাইলে জারিকৃত সকল পত্র পাওয়া যাবে। সংশ্লিষ্ট পত্রটির উপরে ক্লোন বাটনে ক্লিক করলে জারিকৃত পত্রটি সংশ্লিষ্ট নথির খসড়া পত্র হিসাবে পাওয়া যাবে।আবার মাস্টার ফাইলের সংরক্ষিত পত্রের উপরও “ক্লোন” বাটন থাকবে। এই ক্লোন বাটনে ক্লিক করলে নথির তালিকা আসবে। সংশ্লিষ্ট নথিতে ক্লিক করার পর পত্রের খসড়াসহ নথি খোলে যাবে।
৫। পত্রের খসড়া তৈরি করার জন্য পত্রের প্রাপক এবং অনুলিপি সিলেক্ট করার সময় পত্রজারিগ্রুপে ক্লিক করে গ্রুপের নাম সিলেক্ট করে গ্রুপের সবাইকে দেয়া যায় এবং গ্রুপ থেকে ভিন্ন ভিন্ন অফিসার সিলেক্ট করে ভিন্ন ভিন্ন অফিসারকেও পত্রের প্রাপক এবং অনুলিপি দেয়া যায়।
৬। ই-নথি সিস্টেমের রির্পোট তৈরি করার সময় পত্রজারির সংখ্যার পরিবর্তে পত্রজারির মাধ্যমে নোট নিষ্পত্তিকে গণনা করা হবে ( অথ্যাৎ একটি নোটে যদি ১০টি পত্রজারি হলেও ১টি নোট নিষ্পন্ন হবে।)।